Kan platser vara produktiva och kreativa?
– Bentigomodellen för arbetets kontext

Den fysiska miljö som arbete utförs i har stor påverkan på resultatet men också faktorer som ljud, andra personer och när arbetet utförs inverkar. I den här artikeln presenterar vi Bentigos modell för arbetets kontext som inkluderar plats, tid, andra personer, metoder och verktyg. Modellen är tänkt att kunna vara till hjälp vid planering av miljö och övrig kontext på fasta och tillfälliga jobb- och mötesplatser.

Våra förutsättningar och vår dagsform påverkar.
Arbetet i sig kan sägas bestå av utföraren och uppgiften. Hos utföraren påverkar faktorer som motivation, fysisk och mental styrka, energi, form, drivkrafter, kunskap och tidigare erfarenheter. Såväl utförarens egenskaper som egenskaper i kontexten påverkar prestationen. Med prestation avser vi produktivitet, kreativitet, arbetsglädje och välbefinnande. 

Bästa sammanhanget beror på aktiviteten.
Olika uppgifter och aktiviteter gynnas av olika kontext. Att läsa eller skriva kräver till exempel fokus och få saker som distraherar. Arbete i grupp kan ställa större krav på exempelvis möbler medan kreativt arbete gynnas av fler yttre stimuli, intryck och saker som distraherar oss lagom mycket. 

Platsen är saker vi kan känna på, se eller uppleva.
Platsen kan inledningsvis sammanfattas som rummet, väggar, material, inredning och möbler, ljus, ljud, luft och klimat. Rummet kan vara litet, luftigt eller helt öppet som i naturen. Vid fokuserat arbete kan ett mindre rum vara att föredra medan vi upplever oss mer kreativa och fria i tanken i luftiga och öppna miljöer.

Arbetets kontext.005.jpeg

Pulsen slår 10 slag snabbare per minut i röda rum.
Material handlar om textur eller hur det känns samt hur materialen uppfattas visuellt. Mörka färger eller svart tonar ned och kan göra oss lugna. Vit färg uppfattas kall och ger en känsla av renhet medan bruna och grå toner som vi känner från naturen uppfattas mer neutrala. Starkare röda, orangea och gula nyanser ger oss energi och kan öka pulsen. 

Luft-, vatten- och växtfärger gör oss lugna.
Blått är den färg som flest i västerländska kulturer föredrar. Den sägs öka produktiviteten, sänka pulsen och göra oss lugna men kan också göra oss nedstämda. Grönt kan precis som blått göra oss lugna, harmoniska och bidra till bättre hälsa. Mjuka material ger oss trygghet och lena eller släta material verkar lugnande. Blanka material reflekterar ljus som på vissa ytor kan vara störande. 

Föredrar lägre möbler när vi själva får välja.
Inredning och möbler är element som kombinerar funktion och form. Ur ett ergonomiskt perspektiv är traditionella skrivbord och stolar att föredra medan man har sett att när det vi kan välja så föredrar vi soffor eller fåtöljer och lägre bord. Detta är dock när vi läser, arbetar på bärbar dator eller liknande. Vid arbete i grupp eller med papper och penna föredrar vi istället högre arbetsbord och stolar. För vila föredrar vi stoppade och lägre möbler.

Sittande bakåtlutad eller liggande är vilopositioner.
Kroppens position har också påverkan. Man kan dela upp det i stående, sittande framåtlutad, sittande bakåtlutad eller liggande. Stående kan göra oss mer pigga och fokuserade men vi föredrar sällan att stå längre perioder. Vi tenderar att sitta framåtlutade när vi fokuserar på något som vid läsning eller skrivning. Bakåtlutad eller liggande är vilopositioner som vi föredrar när vi inte aktivt behöver använda händerna, exempelvis när vi ser på film eller reflekterar.

Vi känner oss tryggare i ett mer dämpat ljus.
När det kommer till ljus är starkare ljus att föredra vid läsning på papper och det gör oss också mer fokuserade. Ett mer dämpat ljus kan göra oss lugnare och ge en känsla av trygghet, då man där inte är lika synlig som i ett starkare ljus. Ett vitare ljus kan göra oss piggare medan ett gulare ljus kan verka lugnande och upplevs i de flesta kulturer som varmare.

Arbetets kontext.009.jpeg

Ljud kan både stödja och störa.
Rätt ljud kan stödja processer i arbete medan fel ljud kan verka mycket störande. För fokuserat arbete föredrar vi tystnad, mycket lågmäld instrumental musik eller lugna naturljud. Musik kan göra många av oss mer kreativa men bör då vara instrumental eller utan text vi förstår. På samma sätt kan ett bakgrundssorl av människor verka lugnande och få oss att trivas, medan vi blir störda så snart vi kan urskilja någon eller några som pratar.

Både tysta och högljudda miljöer hämmar kreativiteten.
Forskare vid University of Illinois lät grupper arbeta med kreativa övningar i olika designade ljudmiljöer med olika typer och volym av bakgrundsljud. Det visade sig att den ljudnivå där deltagarna blev mest kreativa var runt 70 decibel, motsvarande en bakgrund med människosorl och kaffemaskiner på ett café. Såväl tysta miljöer (runt 50 dB) och stimmiga (85 dB eller mer) hämmade kreativiteten.

Arbetets kontext.011.jpeg

20 grader är idealisk arbetstemperatur.
Luft och klimat är den sista komponenten kopplad till plats. Det finns olika rön kring vilken temperatur som är mest idealisk för att uppnå hög produktivitet. Mäns kroppar har lättare att alstra värme än kvinnors. Det gör att högre men också lägre temperaturer bör undvikas. Idealiskt torde vara runt 20 grader med en syrerik och neutral luft fri från dofter.

Naturens dofter gör oss lugna.
Dofter kan dock ha en påverkan. Varma dofter som kanel och vanilj gör oss lugna, svala som menthol mer fokuserade. Dofter som citrus eller kryddor som svartpeppar kan öka kreativiteten. Dofter vi känner igen ifrån naturen som blommor och växter gör oss mer lugna och avslappnade. Vanilj är den doft alla gillar, oavsett kultur. 

Dagsljus gör oss pigga.
Nästa faktor i arbetets kontext är tid. Det handlar både om mängden tid och tidpunkt på året, i veckan eller på dygnet. Vi påverkas av dagsljuset och är därför piggare under vår och sommar. Regelbunden sömn i rätt mängd och helst under dygnets mörka timmar är att föredra varför vi presterar bättre på dagskift än nattskift. Fyra av tio säger sig vara mest produktiva 9-11, en tredjedel före 9 och ytterligare en tredjedel efter 16. 

Vi är som mest produktiva på morgonen.
Forskningen pekar annars på att vi är som mest produktiva på morgonen, dock då utan störande moment. Morgonproduktiviteten har visat sig kunna gå förlorad om vi exempelvis inleder dagen med att kolla epost eller prata med kollegor. Vi behöver också viss tid för att komma igång efter ledighet och är därför mer produktiva i mitten av veckan och som mest positiva i slutet av veckan.

De mest produktiva arbetar fokuserat i intervaller.
Mängden tid har också betydelse. Både den tid vi avsätter per uppgift och hur vi strukturerar arbetet i block av tid. Stark tidspress, alltså en känsla av brist på tid, kan öka produktiviteten men sänka kvaliteten. De mest produktiva har visat sig ha en vana att arbeta helt fokuserat en uppgift i taget under i genomsnitt 52 minuter för att sedan vila eller göra annat som att läsa nyheter och sociala medier i genomsnitt 17 minuter.

stock-photo-four-people-colleagues-at-a-meeting-and-one-man-sharing-a-tablet-with-the-group-110988001.jpg

Människor runt omkring oss har också påverkan.
Människor och relationer är den tredje faktorn som påverkar. Vi väljer att dela upp dem i nära – de vi samarbetar med eller andra i vårt team samt i närvarande – de som är på samma fysiska plats men vilka vi inte har någon relation till. En tredje grupp är uppkopplade som befinner sig på andra ställen men som vi har kontakt med via exempelvis kommunikationsverktyg och sociala medier.

Arbeta på samma plats gynnar kommunikation men hämmar fokus.
Att befinna sig på samma fysiska plats som andra vi har en relation till kan vara gynnsamt för samarbete, kunskapsdelning och kommunikation. Det kan också vara praktiskt för en ledare att ha sina medarbetare nära sig på ett och samma fysiskt ställe. För fokuserat arbete föredrar dock de flesta ensamhet och avskildhet. För kreativt arbete trivs vi med att ha andra omkring oss, men då utan att de pratar med oss eller varandra som då verkar störande. 

Idealiskt ha möjlighet röra sig mellan olika miljöer.
Det kan vara gynnsamt för vår produktivitet att kunna röra oss mellan olika miljöer där det finns andra (för kreativitet) och ensamhet/avskildhet för mer fokuserat arbete. I öppna miljöer eller online kan det vara bra att kunna markera att man inte vill bli störd, genom symboler som lampor eller flaggor eller att kunna flytta oss till speciella zoner där man kan arbeta ostört.

Uppgiften löses ofta via en serie av metoder.
Metod är nästa faktor. Det kan vara att skriva eller läsa, på dator eller papper, skissa eller fundera. Ofta använder vi en serie av metoder för att åstadkomma något. Vi kanske börjar med att tänka och skriva nyckelord på papper, sedan strukturera upp dem i en logisk ordning, storyboard eller mindmap. Därefter skriva vår text i dator eller börja leka fram en prototyp innan vi slutligen visualiserar det hela med hjälp av bilder. 

Analoga verktyg ibland bättre än digitala. 
Den femte och sista faktorn är verktyg eller hjälpmedel. Det kan vara en dator eller telefon inklusive programmen i den, papper, pennor, post-it block, tejp, gem och annat. Olika metoder kräver tillgång till olika typer av verktyg. Att ge tillgång till en större flora av verktyg kan därför uppmuntra människor till att arbeta med nya och andra metoder. I många fall kan analoga metoder och verktyg också vara de mest effektiva trots att de också finns i digitala versioner.

Plats och miljö är bara en del av kontexten.
Sammanfattat är det alltså våra egna förutsättningar och form som påverkar hur vi presterar och mår men även omgivande faktorer. Platsen kan göra oss lugna men också stressade beroende på utformning, ljus, ljud och andra personer. Rätt kontext kan göra oss mer kreativa. Vi kan därför inte säga att platser i sig kan vara produktiva eller kreativa. Däremot kan platserna som en del i en större kontext skapa förutsättningar för betydande högre produktivitet och kreativitet. Vi är t ex som mest kreativa i duschen och i sängen innan vi somnar.

Avskilt, lugnt och ljust är bäst för fokuserat arbete.
Idealisk kontext för fokus (läsa/skriva) är lugna, mer tysta och avskilda platser med starkare ljus och neutrala från doft, gärna med möjlighet att avgränsa sig från andra via rum, zoner eller signaler. Svala färger som blå eller grön eller dämpade som bruna, grå eller vita nyanser. Platser där vi kan arbeta stående kan också kan gynna fokus.

Dofter och musik kan boosta kreativiteten.
Idealisk kontext för kreativitet kan vara mer öppna miljöer med mer inslag av färg, form och ljud, dock inte musik med begriplig text eller andras uttydbara prat även om vi gärna vill ha andra människor omkring oss. Sublima dofter, musik och färgat ljus kan precis som tillgång till nya metoder och verktyg öka kreativiteten. 

Vila gynnas av naturfärger och bekväma, låga möbler.
Idealisk kontext för avkoppling är mer dämpade miljöer avseende färger och ljus, inredda med lägre och stoppade bekväma möbler och lågmäld bakgrundsmusik eller ljud från naturen. Växter, dofter och annat vi känner igen från naturen kan också verka lugnande liksom svala eller naturliga färger som blå, grön, grå, brun eller svart.